Como lançar faturas com data anterior à de hoje?

É possível registar faturas com data anterior, no Gestix, desde que não haja documentos daquela série emitidos com data posterior à pretendida.

Para registar uma fatura, ou outro documento, com data anterior, é imprescindível, ao finalizar o documento, introduzir a data pretendida no campo Data, e verificar que a mesma é apresentada a vermelho. Depois, clicar no botão Verificar, conferir a data, e se estiver correta clicar então em Gravar.

A Data do documento é apresentada a vermelho se não corresponder à data corrente.

A Data do documento é apresentada a vermelho se não corresponder à data corrente.

Uma vez gravado, o documento fica disponível para impressão.

Comercialização Gestix – Perguntas e Respostas

Como é vendido o Gestix ERP CRM?

O Gestix Business existe na edição Bills – só faturação de serviços €95,00+IVA, e na edição Standard – ERP completo para PME a partir de €295,00+IVA.

O software Gestix Enterprise e Corporate é agora disponibilizado de forma totalmente personalizada, mais simples e económica face à funcionalidade e número de utilizadores que pretende contratar.

1. O caso do cliente é estudado e em conjunto são identificados os objectivos do sistema

2. É concebida a aplicação com base nos módulos de software Gestix, e nos serviços de personalização, manutenção, e apoio técnicos apropriados.

3. É apresentada a proposta de contrato anual, baseada nas funcionalidades, número de utilizadores, e dimensão da base de dados quando alojada no serviço Gestix Cloud. O preço final reflete o valor anual do serviço e o custo inicial de implementação.

4. A formalização da venda  dá origem à disponibilidade dos produtos e serviços nos termos contratados

Há upgrades fiscais para utilizadores sem contrato anual em dia?

Sim. O utilizador que no passado não renovou o seu plano anual, se pretender voltar a utilizar uma edição legal do software pode adquirir uma nova solução entre as disponíveis, com desconto.

Há condições especiais de upgrade para Gestix vindo de software concorrente?

Sim. O utilizador SAP, OpenBravo, Primavera ERP, PHC, Winrest, ou Sage, com plano de suporte em dia, pode beneficiar de condições especiais de upgrade para Gestix.

O plano anual de suporte é obrigatório?

A renovação anual é obrigatória para continuar explorar o software e ter acesso aos serviços técnicos e contrapartidas comerciais reservadas a utilizadores Gestix com contrato anual em dia.

O plano anual de suporte é obrigatório também para Gestix Download?

Sim, devido às condicionantes legais não é possível assegurar a conformidade da sua exploração sem um plano permanente de manutenção e atualização. Este processo é mais complexo e trabalhoso no caso do software instalado em equipamento gerido pelo cliente.

Em caso de fecho ou cessação de atividade, como proceder?

Em caso de fecho da empresa ou cessação da atividade, estão disponíveis várias opções para o utilizador com contrato anual em dia planear uma redução de encargos com a posse e manutenção do sistema para efeitos de consulta e fiscalização.

Sem Faturação Eletrónica

  • A manutenção do seu sistema na nossa Cloud a preço especial por volume de informação
  • A instalação no computador do próprio de uma licença Gestix a preço especial
  • O arquivo da informação em papel, PDF, ou outro meio ao alcance do utilizador

Com Faturação Eletrónica

  • Os custos de manutenção do arquivo da Fatura Eletrónica decorrem por conta do cliente durante o período imposto por Lei, independentemente do fecho ou não da atividade (10 anos).

Como posso ter assistência após término do contrato?

Durante a vigência do plano anual de suporte e atualizações, podemos garantir ao cliente assistência técnica e apoio consultivo em qualquer questão relacionada com o software Gestix.

Uma vez terminado esse plano, o cliente tem acesso às soluções comerciais disponíveis, independentemente do motivo ou finalidade da exploração do software Gestix, terá condições especiais para a solução pretendida.

Invoice: display the amount in customer’s own currency

In this example, our billing is in EUR (Euros) but want to display the amount in GBP (Great Britain Pounds) in the invoice to certain customers.

First, add the GBP currency onto the database and specify the exchange rates (Currencies menu).

Currencies menu: Defining currencies and exchange rates

Currencies menu: Defining currencies and exchange rates

Then, in the Customers menu, edit those customers that want the amount in GBP shown on their invoices.

 

Customers | Modify Customer - defining customer's preferred currency

Customers | Modify Customer – defining customer’s preferred currency

Finally, check the Admin | Settings menu to ensure that the Display Counter Value in Base Currency option is enabled.

Admin / Settings

Admin / Settings

When Display Counter Value in Base Currency is enabled, if the customer’s preferred currency is GBP and the invoice is in EUR (the base currency), the amount in GBP will be printed in the invoice. If the invoice is in GBP, the amount in EUR will be printed instead.

Invoice in base currency (EUR), customer’s preferred currency is GBP

Screen Shot 2016-03-21 at 1.44.01 PM

Invoice in GBP, base currency EUR, don’t care customer’s preferred currency

Screen Shot 2016-03-21 at 1.43.43 PM

Any questions or comments? please submit them below.

 

How to enter a partial payment with Gestix ERP

With the Gestix ERP you can easilly issue a payment receipt for part of an invoice.

Here we go through the steps to process a customer payment, from the Invoicing menu, whereas a similar procedure would be performed for processing payments made to suppliers from the Purchasing menu.

Entering payments and partial payments with Gestix ERP

Open the Invoicing menu and click Receipt, New.

 

partial-payment-gestix-3

 

Here we’re clicking the Search button to choose the customer from a pop-up list.

 

 

partial-payment-gestix-4

Then we click the button labeled Document to select the invoices being paid, then we click over Select All to add those invoices to the receipt.

 

 

partial-payment-gestix-5

Since the customer is paying the amount of GBP 446,52 and the selected invoices total is greater than this, we want to edit the amount paid for, say, the last of the three invoices. Click the little pencil button labeled Edit at the left hand side of the line.

 

 

 

partial-payment-gestix-6

Now let’s enter the correct amount and click the little button labeled Save next to the Paid Amt field.

 

partial-payment-gestix-7

 

Click the Save button at the top of the document, and it’s ready to print or send by email.

For more information please check the Gestix website at http://gestix.com

Order processing: dealing with product assemblies

In some situations it can be handy to sell a set of items as an assembly instead of as discrete items. For example, a set including one table and six chairs would be defined as a unique product, having two items as its components: 1 x table and 6 x chair. In Gestix this is accomplished by defining the article type as a Kit/Package.

The price of the Kit/Package will be the sum of the components prices times their quantities. That prices can be predefined or left blank to make them being calculated at the order level and eventually select each item’s price from price list preferences for the involved customer or vendor.

erp-kit-package-assembly

Advantages compared to articles type Manufactured as Product:

  • Save operator time, inserting the kit/package into an order is similar to entering each and all of the components
  • Enable items to be sold both individually and as components of one or more aggregating items
  • Enable components to follow special price rules when used as part of a special product.

To add a new item as a kit/package proceed as follows.

Open the Articles menu, tap New Article.

Set manufactured as Kit/Package to define an assembly

Set Manufactured as Kit/Package.

kit-package-2

Enter description, and optional bar codes, prices and other relevant info.

kit-package-3

Press Save.

kit-package-4

Notice the link New Product Model – tap it to edit the item list. Open it and add the items to be included.

kit-package-composition

(In Gestix version 5.1.4 a small issue prevents the software from displaying the correct items list. Instead of using the Articles button, enter the exact item code to include the components from stock. This problem will be fixed in the next release of the software.)

kit-package-composition-finished

Unit prices can be defined in template or later on entering orders. Add each one of the components, editing unit prices or leaving them blank (zero) to assume order level pricing.

kit-package-composition-finished2

In this case the product model defines the prices to be used in this assembly.

Now, using this assembly item on a new order.

order-assembly-three-sets

Select our article from the list, and say we selling 3 sets, so enter 3 in the quantity field instead of 1.

order-assembly-three-sets2

Notice that the component quantities were multiplied by three because we said we were selling 3 sets.

In version 5.1.4, if the user edits lines of the components just after adding them to the order, they can get later be displayed in a different order. To circumvent this issue, save the order as Draft and then Modify it before editing lines involving the Kit/Package components. A fix will be released soon.

Check out gestix.com/go/support for downloads and cloud solutions

Yosemite beta program: read before trying it…

Updating the operating system on computers running as Gestix servers can cause problems to the Gestix system, which depends on MySQL and on Mac OS-X’s built-in webserver (usually Apache) to operate correctly.

Most important, make sure you have a fresh backup copy made at Gestix Admin menu, just in case you have to install Gestix from scratch.

You may have to install the last version of MySQL compatible with the version of the operating system. Check the MySQL site for information about any issue you may find.
When MySQL is working correctly and in the same conditions as before (same users/passwords) then reinstall Gestix – instructions in http://gestix.com/go/software-update.
Check details about the Mac OS-X version you are dealing with. Check if the built-in Apache webserver support has changed and configure it manually reproducing the previous configuration:
AddHandler cgi-script .cgi

Alias /gnet "/var/lib/gestix/www"

<Directory "/var/lib/gestix/www">
 Options None
 AllowOverride None
 Order allow,deny
 Allow from all
</Directory>

#ScriptAlias /gnet/cgi-bin "/var/lib/gestix/www/cgi-bin/"

<Directory /var/lib/gestix/www/cgi-bin>
 Options ExecCGI Includes FollowSymLinks
 AllowOverride None
 Order allow,deny
 Allow from all
</Directory>
When both MySQL and the webserver Apache are operational, install Gestix again, following the instruction for installing a Gestix software update (http://gestix.com/en/software-update or http://gestix.com/pt/software-update). Open Gestix from the menu and press Cmd+R to reload the page if needed.
Generally this will fix the configuration of both MySQL and Apache, however many factors may interfere.
 mac-osx-yosemite-is-beta-use-this
For personal assistance from an engineer you may activate a support ticket with your technical support provider (check available options at http://gestix.com/go/support/on-demand when needed).
macosx-yosemite