Personalizar mail de envio de recibo no Gestix Enterprise

Ao enviar um documento por email, o Gestix utiliza um texto padrão composto dois blocos, o texto principal e o texto final (a área de cumprimentos/assinatura). O menu Admin > Texto permite configurar o texto padrão.

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Neste menu, ao definir um novo registo para texto padrão identificado por SENDMAIL no campo relatório, personaliza o mail utilizado para todos os documentos.

Para personalizar o texto de uma série específica, definir um novo registo para texto padrão identificado pelo código dessa série em vez de SENDMAIL.

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Por exemplo, para uma série FAT – Fatura, introduzir FAT no campo relatório, para personalizar o mail utilizado apenas para os documentos desta série FAT.

 

Transmitir automaticamente o SAF-T que costuma ser mensal obriga por Lei a usar Fatura Eletrónica?

Para transmitir automaticamente o SAF-T que costuma ser mensal sou obrigado por Lei a compromisso com a Fatura Eletrónica, designadamente ter arquivo online oficial por 10 anos?

Sim. Nos termos da Lei, para transmitir automaticamente o SAF-T tem de utilizar a Fatura Eletrónica a que se refere o Dec. Lei N. 196/2007.

Outros softwares concorrentes do Gestix poderão ter menos transparência e impõem essa obrigação aos seus clientes sem o demonstrarem claramente.

A Westix disponibiliza essa solução apenas nos casos que que o cliente o exige e aceita a responsabilidade legal inerente, designadamente de arquivo online por 10 anos.

http://info.portaldasfinancas.gov.pt/NR/rdonlyres/3FC5DD6B-B1CD-495E-8105-65CE162B27A8/0/DecretoLei_196_07.pdf

Para mais informação ou apoio técnica nesta questão contacte-nos +351 919 844 655, ou via www.gestix.pt

 

Atualização fiscal do software Gestix ERP/CRM ref. Portaria nº 302/2016

A Portaria n.o 302/2016, de 2 de Dezembro, altera a estrutura de dados do ficheiro a que se refere a Portaria n.o 321-A/2007, de 26 de março, e cria as taxonomias a utilizar no preenchimento do ficheiro SAF-T (PT) – ver Documento original.

Publicação: Diário da República n.o 231/2016, Série I de 2016-12-02, páginas 4273 – 4379

Legislação associada: Portaria n.o 321-A/2007 – 26/03.

A referida portaria entra em vigor no dia 1 de janeiro de 2017, para os exercícios de 2017 e seguintes, com exceção da estrutura de dados a que se refere o artigo 3.o, que entra em vigor no dia 1 de julho de 2017.

As atualizações do software Gestix serão disponibilizadas dentro do calendário previsto. Se utiliza o Gestix Cloud, estas atualizações são automáticas. É apresentada informação ao utilizador de que a mesma teve efeito, e não é preciso fazer mais nada.

Se utiliza o Gestix Download com plano de atualizações em dia, oportunamente é enviada por email a informação sobre como proceder para obter e instalar atualização do software.

Caso o utilizador não tenha o plano anual de suporte em dia deverá contactar os nossos serviços comerciais para apoio.

Sou prestador de serviços. Como retirar Data/Hora de Carga das Faturas?

Sou prestador de serviços. Como retirar Data/Hora de Carga das Faturas?

Se as suas vendas não envolvem a movimentação de mercadorias, pode não querer que apareça a informação legal de data e hora de carga, matrícula da viatura, e local de carga/descarga. Para tal precisa de ter acesso ao menu Admin do Gestix, onde é possível parametrizar e configurar vários aspetos da aplicação ERP/CRM.

Exemplo: suprimir a secção Data/Hora de Carga e Descarga da Fatura/Recibo

  • No menu lateral, abrir Admin
  • Abrir, novamente no menu lateral, Doc. FaturaçãoScreen Shot 2015-11-06 at 11.29.02 AM
  • Clicar Editar na linha da Fatura/Recibo
  • Retirar o visto da opção Incluir Carga/Descarga

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Certificação de Software, novo diploma legal, o que muda?

O novo Diploma 8632/2014 define uma série de características que o software deve incorporar para ser considerado válido para utilização corrente para efeitos de faturação e transmissão eletrónica de documentos legais.

As últimas versões do Gestix disponibilizam já a generalidade destas imposições legais, algumas delas mesmo antes da publicação do diploma. Refira-se que o software de gestão Gestix estabelece exigentes critérios de registo, tratamento e transmissão eletrónica de informação importante, ostentando desde sempre muitas das funcionalidades recentemente tornadas obrigatórias.

As novas soluções Gestix, bem como upgrades agora adquiridos já fazem face às novas exigências.

Os utilizadores com o plano anual Download, Cloud++ ou SaaS em dia, têm desde já acesso a autalizações, automáticas no caso das edições Cloud++ e SaaS, por download no caso das edições Download.

O documento oficial do Diploma 8632/2014 pode ser consultado aqui

Despacho_n_8632_2014_03_07.pdf

Como foi referido antes, o software Gestix já dispõe das características necessárias ao cumprimento das novas disposições, porém a forma como as empresas utilizam o software deve ser reavaliada para evitar práticas outrora permitidas e que após este diploma são manifestamente inválidas do ponto de vista legal.

Para mais informação contacte o nosso suporte técnico e obtenha um parecer sem qualquer compromisso – email suporte@gestix.com.

Mais sobre as soluções faturação/erp/crm: http://gestix.pt

Devo fazer N.Crédito/Devolução ou Nota de Crédito?

Há dois tipos de nota de crédito: a devolução de artigos – ponto 1, e o desconto de valor – ponto 2.

Em qualquer dos casos, a nota de crédito é regularizada no recibo, descontando ao valor das faturas nesse recibo – ver ponto 3.

  1. Nota de Crédito/Devolução relativa à devolução ou retorno de artigos previamente faturados.

    1. No menu faturação selecione N.Crédito/Devolução, NovoScreen Shot 2018-01-29 at 16.04.55
    2. Selecione o cliente
    3. Selecione a fatura através do botão Doc.OrigemScreen Shot 2018-01-29 at 16.05.45
    4. Introduza a razão para o crédito (obrigatório por lei)
    5. Edite as linhas por forma a deixar apenas os artigos/quantidades a devolver (estes serão retornados ao stock)Screen Shot 2018-01-29 at 16.09.20
    6. Finalize N.Crédito/DevoluçãoScreen Shot 2018-01-29 at 16.09.53
  2. Nota de Crédito referente a desconto parcial ou total relativamente a uma fatura, sem envolver a devolução de quaisquer artigos

    1. No menu faturação, selecione Nota de Crédito, NovoScreen Shot 2018-01-29 at 16.04.55
    2. Selecione o cliente
    3. Clique o botão Documentos, e escolha a fatura a abranger pelo crédito
    4. Introduza a razão para o crédito (obrigatório por lei)Screen Shot 2018-01-29 at 16.25.23
    5. Edite a linha correspondente à fatura para introduzir na coluna Valor Regularizado Screen Shot 2018-01-29 at 16.26.16Screen Shot 2018-01-29 at 16.26.47
    6. Finalize a Nota de CréditoScreen Shot 2018-01-29 at 16.27.07

3 – Regularização da Nota de Crédito num Recibo

  1. No menu faturação, selecione Nota de Crédito e Procurar, para a consultar no ecrã, e clique na opção Pagamento

2. Uma vez aberto o Recibo com a Nota de Crédito numa das linhas, adicione noutras linhas a(s) fatura(s) a até o valor ficar zero ou superior a zero.

3. Finalmente grave o Recibo

Como fazer Factura de Oferta de Mercadorias

Como fazer um documento de oferta de uma dada mercadoria para venda, ou, como fazer um fatura com o valor de 0 (zero) euros, é uma pergunta frequente, desde que foram introduzidas as novas normas para o software de facturação em Portugal.

Problema: fazer fatura com valor total nulo (zero)

Sobre  a possibilidade de fazer uma fatura com valor zero, em geral esta opção não é permitida pelas normas fiscais, já que uma factura, por definição, é a transmissão de determinados bens em troca por um dado valor pecuniário. Se esse valor pecuniário é nulo, não faz sentido faturar. A lei portuguesa em concreto não permite praticar esta opção: No caso de o software registar faturas com total a pagar nulo, o ficheiro SAF-T, de comunicação obrigatória ao Portal das Finanças (portaldasfinancas.gov.pt) será rejeitado pelo sistema estatal com a indicação da linha onde o documento estiver mencionado.

Solução: designar documento específico para Ofertas

Sendo assim, é necessário designar um documento especialmente para o efeito. O documento deverá registar a saída de armazém dos bens e disponibilizar a respetiva informação na ficha do cliente. Estes itens serão reportados no SAF-T, na secção Movimentos de Mercadorias, onde não há obstáculo ao registo de transações sem preço.

Menu: Admin | Documentos de Clientes/Projetos, tipologia de base a escolher: Guia de Trabalhos em Curso.

A figura seguinte mostra o documento em fase de esboço:

Draft of a Gift Memo / Guia de Ofertas

Gift Memo / Guia de Ofertas

E finalmente o documento no formato de impressão escolhido pelo operador:

Imprimindo Gift Memo / Guia de Ofertas

Imprimindo Gift Memo / Guia de Ofertas

Disponível no produto Gestix Enterprise 2014

Links

http://gestix.pt/pt/solucoes/corporate

http://www.gestix.com

Como alterar definições de impressão, logotipo no Gestix e configurar rodape

No menu Admin, abrir Logótipo

logotipo e impressao no gestix

logotipo e impressao no gestix

Clique no botão “Seguinte” e terá disponíveis todas as opções disponíveis e pre-visualizar do seu lado esquerdo as alterações clicando nos botões “Atualizar

config-logotipo

NOTA: As dimensões em pixeis recomendadas para logotipo são (600 x 320 pixel L x A), quando as dimensões do ficheiro não sao as indicadas o ficheiro nao carrega não permitindo a pré-visualização.

Clip2_1

Clip2

No fim clique no botão “Modificar Todos” e “Fim

Clip2.3

Neste caso foi alterada o logótipo e a impressão passou a ser em Folha A5 para todos os documentos.

Caso seja necessário que os recibos ou outra serie, seja imprimida em tamanho de papel diferente ou especifico poderá também na própria serie de documento alterar, indo a Admin | Docs faturação e clicar no lápis para editar,  nesse menu terá as opções de numero de linhas de forma semelhante ao menu anterior.

Clip11

Clip8

Configurar o Rodape ou Logotipo-Texto ir a Admin | Configuração e alterar os campos.

Neste menu também é possível alterar o logotipo nas listagens na opção logótipo no cabeçalho, respeitando as dimensões recomendadas em pixeis (600 X 64 pixeis).

rodape texto

No fim e após Gravar todas as alterações terá os seus documentos personalizados.

Clip10

 

Como reiniciar os numeradores de faturas?

Se pretende alterar a sequência de numeração das faturas ou outros documentos, antes de emitir um documento no novo ano, pode alterar o numerador (campo Próx. Número) de cada uma das séries de documentos que utiliza.

Se o utilizador não fizer nenhuma alteração, o Gestix mantém a numeração na sequência anterior, sem nunca repetir o número do documento.

Se o utilizador pretender iniciar o numerador no início do ano, recomenda-se que o faça precedendo o número por um prefixo de ano, como por exemplo:

2014-0001, ou 20140001.

No menu Admin | Doc. Faturação, editar cada uma das séries

Numeradores de Faturas/etc

Definir o número do próximo documento

Reiniciar o numerador de uma série de faturação

Reiniciar o numerador de uma série de faturação

Fazer o mesmo para cada uma das séries pretendidas

Numeradores reiniciados para 2014

Numeradores reiniciados para 2014

 

Ao fazer a próxima fatura, o novo número será apresentado

Novo ano, novo número de fatura

Novo ano, novo número de fatura

Se a sua empresa estiver sediada em Portugal, devido a constragimentos do site da AT, é recomendado incluir o prefixo do ano, pois o site das Finanças está a rejeitar documentos que tenham número exatamente igual ao de um documento que já tenha sido comunicado em nome dessa entidade. Dessa forma se recomeçar as faturas do número 1 e já tiver comunicado faturas com a mesma numeração, o ficheiro será rejeitado pelo site das Finanças.

Comunicado da ASSOFT

Comunicado da ASSOFT

Fatura com IVA de Obras de Arte, Artigos de Coleção e Antiguidades

O Gestix permite a aplicação do regime especial de IVA a que se refere o D.L. 199/96 de 18 de Outubro, relativo à transação de artigos em segunda mão, obras de arte, antiguidades ou artigos de coleção.

http://www.gestix.pt/pdf/regBens2Mao.pdf

Neste regime, o IVA é calculado sobre a diferença entre o preço de compra e o preço de venda.

Para habilitar esta funcionalidade, primeiro habilitar a opção “Tratar regime de IVA para Obras de Arte e Bens em 2ª Mão” no menu Gestix Admin | Configuração:

Habilitar a opção "Tratar regime de IVA para Obras de Arte e Bens em 2ª Mão" no menu Gestix Admin | Configuração

Detalhe da opção a ativar no menu Admin | Configuração

O ficheiro de artigos passa a poder ter artigos no regime normal do IVA e artigos no regime especial de Obras de Arte/2ª Mão. O custo do artigo é calculado automaticamente ao registar a entrada em armazém da peça.

O custo do artigo é 11000 euros, a venda será feita por 15000, o IVA incluído é calculado sobre os 4000 da diferença.

O custo do artigo é 11000 euros, a venda será feita por 15000, o IVA incluído é calculado sobre os 4000 da diferença.

 

Na venda, o IVA é calculado de forma específica.

Venda de Obras de Arte

Venda de Obras de Arte

A fatura resultante não ostenta o valor do IVA, não revelando assim dados que possam permitir ao cliente determinar o lucro da peça para o vendedor.

IVA não discriminado na fatura entregue ao cliente

IVA não discriminado na fatura entregue ao cliente

No ficheiro SAF-T de transmissão das faturas ao site da AT, extraído para o período de um dia em que apenas existe uma vendam, para efeitos de teste, pode ver-se o detalhe do movimento gerado.

Extração do SAF-T para efeitos de teste do regime de IVA em Obras de Arte

Extração do SAF-T para efeitos de teste do regime de IVA em Obras de Arte

Detalhe do ficheiro XML de auditoria fiscal

Detalhe do ficheiro XML de auditoria fiscal