Certificação de Software, novo diploma legal, o que muda?

O novo Diploma 8632/2014 define uma série de características que o software deve incorporar para ser considerado válido para utilização corrente para efeitos de faturação e transmissão eletrónica de documentos legais.

As últimas versões do Gestix disponibilizam já a generalidade destas imposições legais, algumas delas mesmo antes da publicação do diploma. Refira-se que o software de gestão Gestix estabelece exigentes critérios de registo, tratamento e transmissão eletrónica de informação importante, ostentando desde sempre muitas das funcionalidades recentemente tornadas obrigatórias.

As novas soluções Gestix, bem como upgrades agora adquiridos já fazem face às novas exigências.

Os utilizadores com o plano anual Download, Cloud++ ou SaaS em dia, têm desde já acesso a autalizações, automáticas no caso das edições Cloud++ e SaaS, por download no caso das edições Download.

O documento oficial do Diploma 8632/2014 pode ser consultado aqui

Despacho_n_8632_2014_03_07.pdf

Como foi referido antes, o software Gestix já dispõe das características necessárias ao cumprimento das novas disposições, porém a forma como as empresas utilizam o software deve ser reavaliada para evitar práticas outrora permitidas e que após este diploma são manifestamente inválidas do ponto de vista legal.

Para mais informação contacte o nosso suporte técnico e obtenha um parecer sem qualquer compromisso – email suporte@gestix.com.

Mais sobre as soluções faturação/erp/crm: http://gestix.pt

Comunicação do inventário de existências à AT

Como obter no Gestix o mapa de existências em formato compatível CSV

Numa aplicação Gestix munida de gestão de stocks (com menu Artigos), adquirida depois de Janeiro de 2015 ou atualizada por subscrição do plano anual de atualizações/cloud, é disponibilizado o mapa de inventário em formato CSV compatível com o site eFatura.

Em geral, em todas as edições Gestix que tenham Stocks, é possível tirar o inventário à data atual do sistema.

Inventário à data atual no Business

Inventário à data atual no Gestix Business

No Gestix Enterprise é possível definir a data em que se pretende o inventário calculado.

Inventário a qualquer data no Gestix Enterprise

Inventário a qualquer data no Gestix Enterprise

Para trabalhar e acertar os stocks recomenda-se a utilização de um dos novos Gestix Enterprise com capacidade para acertar stocks por folha de cálculo e gerar as entradas/saídas com os respetivos acertos.

Uma vez acertadas as existências utilizar o mapa Inventário por Armazém ou Inventário por Data se disponível na sua aplicação.

Inventário (Positivos) pronto a exportar para CSV

Inventário (Positivos) pronto a exportar para CSV

A o botão destacado Inventário produz a versão CSV dos valores mostrados.

Descarregar o ficheiro CSV do inventário no Gestix

Descarregar o ficheiro CSV do inventário no Gestix

Carregar o ficheiro CSV no eFatura

invent-save-xml

Permitir a conversão para XML deixando gravar a conversão num ficheiro local cujo nome não é importante.

Indicação do CSV validado no site das Finanças e-Fatura

Indicação do CSV validado no site das Finanças e-Fatura

Referências

Detalhes do ficheiro CSV do exemplo

invent-open-csv invent-csv-there

Referências

Comunicação de inventários de existências

Já se encontra disponível o formato do ficheiro para comunicação de inventários de existências.Mais informação: Aqui

Informação prestada ao Comerciante pela AT:

Enviar Ficheiro Inventário

Sr. Comerciante, deve utilizar esta funcionalidade para comunicar o seu inventário, submetendo um ou mais ficheiros.

Se pretender comunicar o Inventário enviando mais que um ficheiro, deverá proceder à submissão de todos os ficheiros em simultâneo.

O envio, em data posterior, de um novo ficheiro, anulará a declaração efectuada anteriormente.

Caso indique mais do que um ficheiro, ou no caso de estar a enviar ficheiro em formato CSV, todos os dados serão extraídos automaticamente para um ficheiro único. Apenas esse ficheiro único será enviado para a AT.

As empresas sem existências e obrigadas por a lei a comunicar o Inventário, deverão seleccionar a opção ‘Não possuo existências.

(…)

Caso pretenda apenas validar o ficheiro utilize a opção ‘Validar‘, tendo em conta que o ficheiro não será enviado para processamento na AT.

Ecrã onde o comerciante pode validar e submeter o(s) ficheiro(s) CSV quer extraídos em aplicação informática quer preenchidos manualmente.

Faturas / Comerciante / Enviar Ficheiro Inventário

Faturas / Comerciante / Enviar Ficheiro Inventário

Post recente sobre inventário https://gestixsoftware.com/2015/01/14/recomecar-inventario-em-2015-preparando-para-transmissao-electronica-o-de-2014/)

Tratamento de RMA no Gestix com ou sem Números de Série

Links relacionados com gestão de RMA – Serviço Clientes – Após Venda – Gestão de Assistência Técnica no Gestix:

Exemplo Serviço Clientes RMA

Rastreabilidade de produtos – gestão de lotes/prazos de validade, FIFO, FEFO, gestão de números de série (exemplo em inglês)

Gestão de equipamentos c/número de série e IMEI

Como adquirir uma solução ou upgrade Gestix: http://gestix.pt/go/solutions

Obter apoio personalizado na exploração do novo Gestix http://gestix.pt/go/support/on-demand

Importar ficheiro de artigos ou inventário no Gestix

A forma mais prática de importar o ficheiro de artigos com a contagem de inventário é preparar a informação disponível no formato do ficheiro exemplo obtido no Gestix.

Na edição Gestix Business é possível importar as existências iniciais. É gerado um documento Entrada de Stock, o qual é editável a partir do menu Armazém, com uma linha para cada artigo com existências. Assim, após a importação do ficheiro é ainda possível editar as quantidades para efetuar qualquer acerto.

Na edição Gestix Enterprise, é também possível acertar as existências de artigos com movimento. O sistema gera uma Entrada de Stock ou uma Saída de Stock de forma a que, conjugada com a existência anterior do artigo, resulte no stock especificado na folha de cálculo.

1. No menu Artigos | Importar Ficheiro, descarregar o ficheiro exemplo

Nota: É importante fazer uma cópia de segurança imediatamente antes de importar os dados pois só assim é possível desfazer uma importação de dados caso o resultado final não seja o pretendido.

 

import-articles-inventory

2. Abrir a folha de cálculo e preparar os dados a importar seguindo o formato do ficheiro.

Nota: caso existam várias listas de preços definidas no menu Artigos, o preço unitário é carregado na que estiver definida por defeito.

import-articles-inventory-data-intro

3. Testar a importação do ficheiro

import-articles-inventory-final

4. Processar a importação do ficheiro. Os artigos que eventualmente já existam serão atualizados.

import-articles-inventory-final2

5. Os artigos importados registam um movimento de stock correspondente à quantidade indicada no campo Existência na importação de dados.

import-articles-inventory-check

Nota de crédito de valor parcial ou de devolução integral de factura

Os motivos mais comuns para a emissão de uma nota de crédito ou documento equivalente levam a dois tipos de solução:

Nota de Crédito/Devolução relativa à rejeição de artigos faturados.

Nota de Crédito de um desconto parcial ou total relativamente a uma fatura, sem envolver a devolução de quaisquer artigos.

Consulte este guia para saber como fazer Nota de Crédito  .

 

Como alterar definições de impressão, logotipo no Gestix e configurar rodape

No menu Admin, abrir Logótipo

logotipo e impressao no gestix

logotipo e impressao no gestix

Clique no botão “Seguinte” e terá disponíveis todas as opções disponíveis e pre-visualizar do seu lado esquerdo as alterações clicando nos botões “Atualizar

config-logotipo

NOTA: As dimensões em pixeis recomendadas para logotipo são (600 x 320 pixel L x A), quando as dimensões do ficheiro não sao as indicadas o ficheiro nao carrega não permitindo a pré-visualização.

Clip2_1

Clip2

No fim clique no botão “Modificar Todos” e “Fim

Clip2.3

Neste caso foi alterada o logótipo e a impressão passou a ser em Folha A5 para todos os documentos.

Caso seja necessário que os recibos ou outra serie, seja imprimida em tamanho de papel diferente ou especifico poderá também na própria serie de documento alterar, indo a Admin | Docs faturação e clicar no lápis para editar,  nesse menu terá as opções de numero de linhas de forma semelhante ao menu anterior.

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Configurar o Rodape ou Logotipo-Texto ir a Admin | Configuração e alterar os campos.

Neste menu também é possível alterar o logotipo nas listagens na opção logótipo no cabeçalho, respeitando as dimensões recomendadas em pixeis (600 X 64 pixeis).

rodape texto

No fim e após Gravar todas as alterações terá os seus documentos personalizados.

Clip10

 

Como recarregar a pagina (refresh) no Gestix

Após Instalar

Abra o programa e recarregue a página do Gestix para ele carregar as últimas alterações. No Safari é no menu Visualização – Recarregar Página (Cmd+R), ou poderá também clicar na seta assinalada na imagem.

refreshSf

No Internet Explorer poderá clicar na seta indicada na imagem – Refrescar Página  actual ou directamente no seu teclado na tecla F5.

refreshIE

Repita para cada posto de trabalho.