Certificação de Software, novo diploma legal, o que muda?

O novo Diploma 8632/2014 define uma série de características que o software deve incorporar para ser considerado válido para utilização corrente para efeitos de faturação e transmissão eletrónica de documentos legais.

As últimas versões do Gestix disponibilizam já a generalidade destas imposições legais, algumas delas mesmo antes da publicação do diploma. Refira-se que o software de gestão Gestix estabelece exigentes critérios de registo, tratamento e transmissão eletrónica de informação importante, ostentando desde sempre muitas das funcionalidades recentemente tornadas obrigatórias.

As novas soluções Gestix, bem como upgrades agora adquiridos já fazem face às novas exigências.

Os utilizadores com o plano anual Download, Cloud++ ou SaaS em dia, têm desde já acesso a autalizações, automáticas no caso das edições Cloud++ e SaaS, por download no caso das edições Download.

O documento oficial do Diploma 8632/2014 pode ser consultado aqui

Despacho_n_8632_2014_03_07.pdf

Como foi referido antes, o software Gestix já dispõe das características necessárias ao cumprimento das novas disposições, porém a forma como as empresas utilizam o software deve ser reavaliada para evitar práticas outrora permitidas e que após este diploma são manifestamente inválidas do ponto de vista legal.

Para mais informação contacte o nosso suporte técnico e obtenha um parecer sem qualquer compromisso – email suporte@gestix.com.

Mais sobre as soluções faturação/erp/crm: http://gestix.pt

Comunicação do inventário de existências à AT

Como obter no Gestix o mapa de existências em formato compatível CSV

Numa aplicação Gestix munida de gestão de stocks (com menu Artigos), adquirida depois de Janeiro de 2015 ou atualizada por subscrição do plano anual de atualizações/cloud, é disponibilizado o mapa de inventário em formato CSV compatível com o site eFatura.

Em geral, em todas as edições Gestix que tenham Stocks, é possível tirar o inventário à data atual do sistema.

Inventário à data atual no Business

Inventário à data atual no Gestix Business

No Gestix Enterprise é possível definir a data em que se pretende o inventário calculado.

Inventário a qualquer data no Gestix Enterprise

Inventário a qualquer data no Gestix Enterprise

Para trabalhar e acertar os stocks recomenda-se a utilização de um dos novos Gestix Enterprise com capacidade para acertar stocks por folha de cálculo e gerar as entradas/saídas com os respetivos acertos.

Uma vez acertadas as existências utilizar o mapa Inventário por Armazém ou Inventário por Data se disponível na sua aplicação.

Inventário (Positivos) pronto a exportar para CSV

Inventário (Positivos) pronto a exportar para CSV

A o botão destacado Inventário produz a versão CSV dos valores mostrados.

Descarregar o ficheiro CSV do inventário no Gestix

Descarregar o ficheiro CSV do inventário no Gestix

Carregar o ficheiro CSV no eFatura

invent-save-xml

Permitir a conversão para XML deixando gravar a conversão num ficheiro local cujo nome não é importante.

Indicação do CSV validado no site das Finanças e-Fatura

Indicação do CSV validado no site das Finanças e-Fatura

Referências

Detalhes do ficheiro CSV do exemplo

invent-open-csv invent-csv-there

Referências

Comunicação de inventários de existências

Já se encontra disponível o formato do ficheiro para comunicação de inventários de existências.Mais informação: Aqui

Informação prestada ao Comerciante pela AT:

Enviar Ficheiro Inventário

Sr. Comerciante, deve utilizar esta funcionalidade para comunicar o seu inventário, submetendo um ou mais ficheiros.

Se pretender comunicar o Inventário enviando mais que um ficheiro, deverá proceder à submissão de todos os ficheiros em simultâneo.

O envio, em data posterior, de um novo ficheiro, anulará a declaração efectuada anteriormente.

Caso indique mais do que um ficheiro, ou no caso de estar a enviar ficheiro em formato CSV, todos os dados serão extraídos automaticamente para um ficheiro único. Apenas esse ficheiro único será enviado para a AT.

As empresas sem existências e obrigadas por a lei a comunicar o Inventário, deverão seleccionar a opção ‘Não possuo existências.

(…)

Caso pretenda apenas validar o ficheiro utilize a opção ‘Validar‘, tendo em conta que o ficheiro não será enviado para processamento na AT.

Ecrã onde o comerciante pode validar e submeter o(s) ficheiro(s) CSV quer extraídos em aplicação informática quer preenchidos manualmente.

Faturas / Comerciante / Enviar Ficheiro Inventário

Faturas / Comerciante / Enviar Ficheiro Inventário

Post recente sobre inventário https://gestixsoftware.com/2015/01/14/recomecar-inventario-em-2015-preparando-para-transmissao-electronica-o-de-2014/)

Tratamento de RMA no Gestix com ou sem Números de Série

Links relacionados com gestão de RMA – Serviço Clientes – Após Venda – Gestão de Assistência Técnica no Gestix:

Exemplo Serviço Clientes RMA

Rastreabilidade de produtos – gestão de lotes/prazos de validade, FIFO, FEFO, gestão de números de série (exemplo em inglês)

Gestão de equipamentos c/número de série e IMEI

Como adquirir uma solução ou upgrade Gestix: http://gestix.pt/go/solutions

Obter apoio personalizado na exploração do novo Gestix http://gestix.pt/go/support/on-demand

Importar ficheiro de artigos ou inventário no Gestix

A forma mais prática de importar o ficheiro de artigos com a contagem de inventário é preparar a informação disponível no formato do ficheiro exemplo obtido no Gestix.

Na edição Gestix Business é possível importar as existências iniciais. É gerado um documento Entrada de Stock, o qual é editável a partir do menu Armazém, com uma linha para cada artigo com existências. Assim, após a importação do ficheiro é ainda possível editar as quantidades para efetuar qualquer acerto.

Na edição Gestix Enterprise, é também possível acertar as existências de artigos com movimento. O sistema gera uma Entrada de Stock ou uma Saída de Stock de forma a que, conjugada com a existência anterior do artigo, resulte no stock especificado na folha de cálculo.

1. No menu Artigos | Importar Ficheiro, descarregar o ficheiro exemplo

Nota: É importante fazer uma cópia de segurança imediatamente antes de importar os dados pois só assim é possível desfazer uma importação de dados caso o resultado final não seja o pretendido.

 

import-articles-inventory

2. Abrir a folha de cálculo e preparar os dados a importar seguindo o formato do ficheiro.

Nota: caso existam várias listas de preços definidas no menu Artigos, o preço unitário é carregado na que estiver definida por defeito.

import-articles-inventory-data-intro

3. Testar a importação do ficheiro

import-articles-inventory-final

4. Processar a importação do ficheiro. Os artigos que eventualmente já existam serão atualizados.

import-articles-inventory-final2

5. Os artigos importados registam um movimento de stock correspondente à quantidade indicada no campo Existência na importação de dados.

import-articles-inventory-check

Devo fazer N.Crédito/Devolução ou Nota de Crédito?

Há dois tipos de nota de crédito: a devolução de artigos – ponto 1, e o desconto de valor – ponto 2.

Em qualquer dos casos, a nota de crédito é regularizada no recibo, descontando ao valor das faturas nesse recibo – ver ponto 3.

  1. Nota de Crédito/Devolução relativa à devolução ou retorno de artigos previamente faturados.

    1. No menu faturação selecione N.Crédito/Devolução, NovoScreen Shot 2018-01-29 at 16.04.55
    2. Selecione o cliente
    3. Selecione a fatura através do botão Doc.OrigemScreen Shot 2018-01-29 at 16.05.45
    4. Introduza a razão para o crédito (obrigatório por lei)
    5. Edite as linhas por forma a deixar apenas os artigos/quantidades a devolver (estes serão retornados ao stock)Screen Shot 2018-01-29 at 16.09.20
    6. Finalize N.Crédito/DevoluçãoScreen Shot 2018-01-29 at 16.09.53
  2. Nota de Crédito referente a desconto parcial ou total relativamente a uma fatura, sem envolver a devolução de quaisquer artigos

    1. No menu faturação, selecione Nota de Crédito, NovoScreen Shot 2018-01-29 at 16.04.55
    2. Selecione o cliente
    3. Clique o botão Documentos, e escolha a fatura a abranger pelo crédito
    4. Introduza a razão para o crédito (obrigatório por lei)Screen Shot 2018-01-29 at 16.25.23
    5. Edite a linha correspondente à fatura para introduzir na coluna Valor Regularizado Screen Shot 2018-01-29 at 16.26.16Screen Shot 2018-01-29 at 16.26.47
    6. Finalize a Nota de CréditoScreen Shot 2018-01-29 at 16.27.07

3 – Regularização da Nota de Crédito num Recibo

  1. No menu faturação, selecione Nota de Crédito e Procurar, para a consultar no ecrã, e clique na opção Pagamento

2. Uma vez aberto o Recibo com a Nota de Crédito numa das linhas, adicione noutras linhas a(s) fatura(s) a até o valor ficar zero ou superior a zero.

3. Finalmente grave o Recibo

Como alterar definições de impressão, logotipo no Gestix e configurar rodape

No menu Admin, abrir Logótipo

logotipo e impressao no gestix

logotipo e impressao no gestix

Clique no botão “Seguinte” e terá disponíveis todas as opções disponíveis e pre-visualizar do seu lado esquerdo as alterações clicando nos botões “Atualizar

config-logotipo

NOTA: As dimensões em pixeis recomendadas para logotipo são (600 x 320 pixel L x A), quando as dimensões do ficheiro não sao as indicadas o ficheiro nao carrega não permitindo a pré-visualização.

Clip2_1

Clip2

No fim clique no botão “Modificar Todos” e “Fim

Clip2.3

Neste caso foi alterada o logótipo e a impressão passou a ser em Folha A5 para todos os documentos.

Caso seja necessário que os recibos ou outra serie, seja imprimida em tamanho de papel diferente ou especifico poderá também na própria serie de documento alterar, indo a Admin | Docs faturação e clicar no lápis para editar,  nesse menu terá as opções de numero de linhas de forma semelhante ao menu anterior.

Clip11

Clip8

Configurar o Rodape ou Logotipo-Texto ir a Admin | Configuração e alterar os campos.

Neste menu também é possível alterar o logotipo nas listagens na opção logótipo no cabeçalho, respeitando as dimensões recomendadas em pixeis (600 X 64 pixeis).

rodape texto

No fim e após Gravar todas as alterações terá os seus documentos personalizados.

Clip10

 

Como recarregar a pagina (refresh) no Gestix

Após Instalar

Abra o programa e recarregue a página do Gestix para ele carregar as últimas alterações. No Safari é no menu Visualização – Recarregar Página (Cmd+R), ou poderá também clicar na seta assinalada na imagem.

refreshSf

No Internet Explorer poderá clicar na seta indicada na imagem – Refrescar Página  actual ou directamente no seu teclado na tecla F5.

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Repita para cada posto de trabalho.

Já conhece as novidades Gestix 2014?

Nas novas edições Gestix 2014 encontra em todas elas inúmeros pormenores que beneficiam a sua produtividade e dos seus colaboradores.

Se reparar (visite www.gestix.pt e experimente), nestas  novas versões existem opções de navegação direta para os documentos e artigos relacionados com a entidade em análise, seja através de uma conta corrente, seja através da consulta de um dos documentos ali registados.

Ao evoluir para um novo produto Gestix 2014, seja de uma aplicação da concorrência, seja de uma aplicação Gestix antiga, adquire ferramentas pensadas para a atividade de empresas como a sua e desenvolvidas ao longo de anos tendo em conta a opinião dos utilizadores.

  • Edição pontual de documentos bastando para tal consultá-los e clicar nos valores a editar, sem implicações fiscais
  • Navegação facilitada entre entidades e documentos relacionados entre si.
  • No menu de faturação automática de contratos e avenças periódicas, faz a previsão de cada fatura e pode editar o contrato ou a entidade e repetir o processamento antes de emitir a faturação final
  • Ponto de Venda avançado com Mesas/Quartos e contas que podem ficar em esboço até serem convertidas num documento fiscal definitivo, como fatura simplificada.

Gestix Business 2014

  • Gestão avançada de clientes e de novas oportunidades de negócio (CRM)
  • Ponto de Venda Touch Screen Misto útil em qualquer atividade, com opção de mesas e quartos para restauração, hotelaria e hostels
  • Gestão de inventário com várias tabelas de preços por artigo, por exemplo Nacional, Exportação, Público, Revenda, Distribuição, etc.
  • eCommerce com API de programação para gestão de subscrições e emissão de fatura/recibo, documentos de entrega, e outros, em lojas e outro tipo de negócios online

Gestix Enterprise 2014

  • Multi-Moeda e Multi-Lingue a 100% apto para globalização
  • Gestão de produção e transformação de produtos, com modelos padrão, ordens de produção e respetivos fechos, gestão de aprovisionamento e multi-armazém, com ou sem rastreio de produtos e números de série
  • eCommerce avançado com processamento de encomendas online e
  • com API de programação para gestão de subscrições e emissão de fatura/recibo, documentos de entrega, e outros, em lojas e outro tipo de negócios online

Interrupção para fim de semana às 17:46 (continua)

 

Gestix Corporate 2014

(continua)

 

Gestix Versão 5.0.10 – Melhoramentos e Correções

GTM-2291
Docs. Transporte – Permitir editar dados de envio em guias fechadas

GTM-2289
Docs. Transporte – Inicializar a Data/Hora de Carga com a data e hora correntes ao iniciar um novo documento

GTM-2276
Docs. Transporte – Processar os documentos selecionados pelo utilizador e não todos

GTM-2265
Edição de Esboços de Documentos: o botão de inserir linha em falta

GTM-2263
Listagem de compras e anual de compras – o filtro de compras não funcionava

GTM-2262
Transport Docs – Melhorar a informação dada ao utilizador ao ser processado o ficheiro XML de resposta da Autoridade Tributária

GTM-2261
Edição de Documentos: corrigido o problema que fazia por vezes perder as notas/comenrários ao editar o documento

GTM-2247
Encomendas/Faturação: corrigido o problema de não fechar as encomendas de serviços sem itens do stock.

Licenciamento do Software de Facturação Gestix em Moçambique

Gestix está adequado ao licenciamento de empresas sediadas em Moçambique, de acordo com o disposto no Boletim da República nº 9 – I Série, de 29 de Fevereiro de 2012, o qual atualiza os procedimentos para a impressão de facturas e o seu processamento por mecanismos de saída por computador.

1. Aquisição do software

Na compra do Software Gestix, o cliente deve informar o nome ou designação social da entidade a licenciar, a morada da sede, e o NUIT.

O software e é fornecido juntamente com a Memória Descritiva a que se refere o nº 8 do Despacho, para efeitos de autorização da Direção Geral dos Impostos.

2. Autorização Prévia do Ministério das Finanças de Moçambique

O Utilizador deve então solicitar a autorização para utilização do software à Direção da Área Fiscal ou Unidade de Grandes Contribuintes, em minuta própria, juntando a Memória Descritiva do Gestix disponibilizada para o efeito na aquisição da Licença Gestix.

Até receber a autorização da Direção Geral dos Impostos de Moçambique, o Utilizador pode utilizar todas as funções de gestão que o Gestix disponibiliza apenas não pode emitir Facturas ou documentos equivalentes.

3. Emissão de Facturas e Documentos Equivalentes

Uma vez recebida a autorização da parte da Direção Geral de Impostos de Moçambique, o Utilizador pode usar plenamente as funcionalidades de facturação e de gestão de contas correntes que o Gestix disponibiliza, na emissão de facturas e documentos equivalentes.

Página: http://www.gestix.pt/pt/produtos/mz

Informações: Lara.Niny @ gestix.com